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创智_DRMS_操作手册_财务应付账款

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系统工作计划

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DRMS后台--财务应付账款
DRMS后台--财务应付账款 ........................... 1 1、 前沿 ....................................... 1 2、 财务应付账款流程............................. 1 3、 操作步骤 .................................... 3

3.1、 预付款的登录 ............................. 3 3.2、 商品入库过账 ............................. 4 3.3、 商品退厂过账 ............................. 5 3.4、 发票资料输入 ............................. 6 3.5、 发票审核 ................................. 8 3.6、 应付账款生成付款申请单 .................... 9 3.7、 付款申请单维护和付款申请单审核 ............ 10
3.7.1、 付款申请单审核 ........................ 10 3.7.2、 付款清单的维护 ........................ 11

3.8、 付款冲账 ................................ 12 3.9、 凭证发票查询 ............................ 13
4、 名词的解释 ................................. 14

未付账款:未做发票资料审核单据; ................ 14

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1、 前沿
为了对供应商的付款进行有限的管理,系统中引入了财务的应 付款管理。 与供应商进行结款时需要考虑,不仅要考虑到从该供应商采购 进货,还要考虑退回到此供应商商品,这样才能控制供应商结款。 对特定的商品或者供应商还可能存在预付款的请款,财务对这部分 账款预付时,可在系统中根据采购订单进行登录,入库单过账时系 统自动根据预付款进行账务处理。

2、 财务应付账款流程

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供应商存 在预付款

预付款登录

商品入库过账/ 商品退厂过账

发票资料录入

预 付 发票审核 款 冲 应付账款生成 付款申请单 分 批 付 款 付款申请 单维护 账

付款申请 单审核

付款冲账

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3、 操作步骤
3.1、 预付款的登录
进入【财务管理】?【付款处理】?【付款冲账】

点击上图中【预付款登录】按钮,进入预付款登录界面

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在【预付款登录(新增)】界面,在(1)栏录入预付款单号,单号可为财 务的预付款凭证号码或者财务自行编码,在(2)栏录入此预付款所预付的 采购订单单号(提醒:预付款必须根据采购订单制作),登录预付款日 期、预付款金额、预付款人相关信息,检查无误后可点 按钮,

对该预付款进行审核,至此预付款登录完成。付款冲账以后系统会自动根 据入库单金额冲减预付款金额。

3.2、

商品入库过账
对供应商账款进行处理时,首先要对供应商的入库单和退长单进行过

账处理,打开【财务结算】?【财务确认过账】?【商品入库过账】菜单

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这可以根据供应商、日期等条件,点击

查询单据,查询得到

的信息包括入库单号、验收日期、供应商、进货金额、采购订单、采购备 注、预付款信息。选中需要过账的单据,点击工具栏中的“执行”按钮或 者右下角 按钮即可对选中的单据进行过账处理。

注意:如果选中的单据有预付款,入库过账之后,此张单据直接进行冲 账,不在进行后面的发票资料输入等操作!

3.3、

商品退厂过账

对供应商付款时,如果供应商存在退厂商品的话,还需要对供应商的 退厂单据进行过账处理,以便出纳进行付款和统计和供应商期间往来账 务。 打开【财务结算】?【财务确认过账】?【商品退厂过账】菜单

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根据供应商、日期等条件,点击

查询单据,查询得到的信息包

括退厂单号、退厂日期、供应商、退货金额。选中需要过账的单据,点击 工具栏中的“执行”按钮或者下方 过账处理。 按钮即可对选中的单据进行

3.4、

发票资料输入
供应商过账处理后业务单据,可由财务对帐人员对该供应商业务单据

进行发票资料进行输入处理,选择单据登录发票资料。打开【财务结算】 ?【付款处理】?【发票资料输入】界面,

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首先选择供应商(选择供应商的下来菜单中只包含过账的入库、退厂单 据),选中供应商后点击下方的 ,打开

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此窗口中包含选中供应商的所有已过账的业务单据信息,包括单号、 付款凭证号、供应商、应付款金额、已付金额、未付金额、发票金额等信 息,选中需要录入发票的单据后,点击下方 ,带回选中的单据到

发票资料输入界面;选中的单据的下方有合金发票金额,表名该发票所包 含的发票金额,将此合计发票金额录入到(2),注意:两个发票金额必须一 致。最后在(1)处填写上发票号,发票资料录入完成。

3.5、

发票审核
发票资料录入完成后,需要对此发票进行检查审核,检查此张发票的

金额、发票号码等信息输入是否正确;

系统工作计划 打开【财务结算】?【付款处理】?【发票审核】界面

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此界面提供便捷查询功能,如可根据:发票号码、日期、供应商、 财务等条件选择已输入的发票资料;选中要审核的发票资料后,点击左下 角的 按钮,审核发票资料。注意:审核后的发票资料将不能再

修改删除此发票中所包含的单据。

3.6、

应付账款生成付款申请单
生成正式发票资料后,提交到出纳处申请付款,打开【财务结算】?

【付款处理】?【应付账款生成付款申请单】界面,

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可根据供应商或应付款日期查询付款申请单,选择条件后点击“查 询”按钮,查询付款申请单,付款申请单包含:供应商编码、简称,应付 凭证,物流单据号,应付金额,已付金额,发票金额等信息以便查询核对 付款申请单;选中需要付款的申请单,点击右下角的 生成付款单。 即可

3.7、

付款申请单维护和付款申请单审核

付款申请单生成后,财务出纳可根据付款申请单进行付款,如该付款 申请单申请的金额一次性付款,则可直接对此付款申请单进行审核冲账; 若分批对此付款申请单进行付款则需如对此付款申请单进行维护修改, 下面将分别介绍两种付款;

3.7.1、

付款申请单审核 对已经确定付款金额的付款申请单(一次性付清),可以直接通过到付

款申请单审核中对此单进行审核,具体操作为:

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打开【财务结算】?【付款处理】?【付款申请单审核】界面

输入查询条件:如付款申请单号、供应商、日期等,点击“执行”查询出 所要审核的单据,界面可查看要审核的付款申请单的详细信息,确认后点 击左下角“审核通过”按钮,完成付款申请单审核,以便下面完成付款冲 账。

3.7.2、

付款清单的维护 当需要对付款申请单分批付款时,我们需要调整付款申请的申请金

额,打开【财务结算】?【付款处理】?【付款申请单维护】界面

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输入查询条件,如供应商、申请日期等,查找到需要维护的付款申请 单,可修改某张单据的申请金额,这样就修改了整个付款申请单金额,修 改完成后,点击保存完成本次修改。确定付款申请单后,可在上面的讲述 的“付款申请单审核”中完成付款申请单的审核。下次再对此付款申请单 付款时只需要在【应付账款生成付款申请】继续生成剩余部分的付款申请 单即可完成付款申请单。

3.8、

付款冲账
对已经确认付款的单据还需要进行“付款冲账”,才能完成供应商的

付款,打开【财务结算】?【付款处理】?【付款冲账】界面

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打开界面时,系统自动把已经审核的付款申请单列出,财务人员只需 要选择付款申请单后,点击下方的 按钮,即可完成付款冲账。

3.9、

凭证发票查询
完成付款冲账之后,可以在【凭证发票查询】功能中查询,已经付款

冲账的付款凭证单据,也可以在此处修改发票号码。特别要注意的是:用 预付款进行冲账时,入库单过账之后,直接冲账,系统会自动生成发票资 料数据,默认的发票号码为付款的凭证号,可以在冲账后将发票号码改为 正式的发票号码。 打开【财务结算】?【付款处理】?【凭证发票查询】界面

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输入查询条件:如凭证号码、发票号码、供应商等信息,点击“查询”按 钮,查找应经付款冲账的单据。对需要修改发票号码的单据,选中单据 后,可点击 ,在弹出的窗口中修改发票号码,界面如下图:

输入正确的发票号码,发票日期,付款日期等,点击“确认修订”即 可完成发票号码的修改。

4、 名词的解释
未付账款:未做发票资料审核单据;
应付账款:应经做完发票审核但仍未付款冲账的单据; 已付帐款:已付款冲账的单据




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